Technika 5S w Kaizen

Dzisiaj kontynuujemy serię Kaizen.

5S to podstawowy przewodnik zastosowania krok po kroku filozofii Kaizen. Technika ta polega na podjęciu określonych działań, które pomogą nam w realizacji naszych zadań w sposób skuteczny i efektywny.
Chodzi tu konkretnie o 5 następujących etapów:

• Seiri (Selekcja)
• Seiton (Systematyka)
• Seiso (Sprzątanie)
• Seiketzu (Standaryzacja)
• Shitzuke (Samodyscyplina)

Seiri (Selekcja)

Rozróżnienie między tym, co jest przydatne, a tym, co nie.

Zarówno w każdym miejscu pracy, nieważne czy jest to fabryka, biuro czy biblioteka, jak i w naszym zaciszu domowym wiele jest przedmiotów niepotrzebnych.

W fabrykach, na przykład, można znaleźć dużo nieużywanych już surowców, w biurach często napotykamy się na teczki z dokumentami, których nikt już nie potrzebuje i których przechowywanie wcale nie jest konieczne dla działalności firmy, w naszych domach natomiast wiele jest urządzeń i różnorakich sprzętów, które, jak nam „się zdaje”, są użyteczne i powinny na wszelki wypadek być pod ręką, „gdyby tak jednak okazały się potrzebne”.

Nawet na naszych komputerach często zatrzymujemy bez potrzeby stare programy lub pliki, których już nie używamy, co marnuje dużo miejsca na dysku twardym oraz obniża wydajność naszego sprzętu.

(Foto)

PRZED

CEL: Stworzyć obszar pracy, w którym znajdują się jedynie potrzebne artykuły i narzędzia.

PO KROKI
1. Zidentyfikuj wszystkie niepotrzebne artykuły.
2. Usuń wszystko to, czego zdecydowanie nigdy się nie używa.
3. Znajdź inne miejsce do przechowywania przedmiotów, których używa się rzadko.

NARZĘDZIA
Czerwone karteczki.

Selekcja polega więc zasadniczo na zatrzymaniu jedynie tego, co jest konieczne dla procesu, który chcemy przeprowadzić i eliminacji wszystkich elementów, które nie są w naszej pracy potrzebne.
Korzyści:

• Uzyskanie większej ilości wolnego miejsca, co pozwala na prawidłowe przechowywanie przedmiotów.
• Pracownik jest bardziej wydajny, gdyż zyskuje przestrzeń wystarczającą, żeby się w niej swobodnie poruszać.
• Zwiększenie bezpieczeństwa w strefie pracy.
• Ulepszenie kontroli wizualnej procesu pracy.
• Zaoszczędzenie czasu przy szukaniu przedmiotów, gdyż są one uporządkowane.

Seiton (Systematyka)

Uporządkowanie tego, co potrzebne i zadecydowanie o losie tego, co niepotrzebne.
Seiton polega na odpowiednim rozmieszczeniu wszystkich przedmiotów w miejscu pracy tak, aby zminimalizować czas i wysiłek włożony w ich znalezienie. Żeby wykonać to działanie, należy wyznaczyć dla każdego przedmiotu jego miejsce i nadać mu nazwę, która ułatwi jego identyfikację.
PRZED

CEL
Stworzenie miejsca dla każdego przedmiotu, zgodnie z przyzwyczajeniami pracowników, tak by były one gotowe do użytku i odpowiednio oznaczone.

PO

KROKI
1. Wyznacz i określ miejsce dla każdego przedmiotu.
2. Wyznacz dokładną ilość, w jakiej dany przedmiot ma być dostępny.
3. Upewnij się, że każdy przedmiot jest gotowy do użycia.
4. Stwórz środki, które pozwolą Ci upewnić się, że każdy przedmiot wrócił na swoje miejsce.
Korzyści:

• Ułatwienie szybkiego dostępu do artykułów koniecznych do wykonywania pracy.
• Ulepszenie przepływu informacji w miejscu pracy, co pozwoli na unikanie popełniania błędów i podejmowania działań o potencjalnym ryzyku.
• Zwiększenie ogólnej produktywności.

Seiso (Sprzątanie)

Ciągłe utrzymywanie czystości i porządku.
Ten etap polega na sprzątaniu i czyszczeniu stanowiska pracy z czynników takich jak brud, kurz, szkodliwe płyny. Seiso obejmuje też przeprowadzanie kontroli utrzymywania porządku i troskę o to, by sprzątanie i czyszczenie miejsca pracy należało do codziennych czynności pracowników.
PRZED

CEL
Stworzenie metodologii sprzątania, dzięki której unikniemy zanieczyszczania miejsca pracy.

PO

KROKI
1. Ustal, które materiały są potrzebne i odpowiednie do sprzątania obszaru pracy.
2. Wyznacz odpowiednie i funkcjonalne miejsce dla każdego artykułu stosowanego w celu utrzymania czystości w miejscu pracy.
3. Wprowadź metody zapobiegania zanieczyszczaniu miejsca pracy.
4. Wdrażaj w pracownikach nawyk sprzątania swojego miejsca pracy jako codzienną rutynę.
Korzyści:

• Zmniejszenie potencjalnego ryzyka wypadków w miejscu pracy.
• Wydłużenie okresu użytkowania sprzętów.
• Polepszenie samopoczucia fizycznego i psychicznego pracowników.
• Redukcja ilości odpadów.
• Polepszenie jakości wytwarzanych produktów.

Seiketzu (Standaryzacja)

Troska o czystość i higienę osobistą.
Ten etap polega na utrzymywaniu czystości i porządku osiągniętych w etapach Seiri, Seiton i Seiso. Pracownicy powinni utrzymywać porządek również poprzez dbałość o czyste ubranie lub kombinezon i sprzęt BHP, jeśli jest on w ich pracy konieczny.

PRZED

CEL
Stworzenie warunków pracy, które umożliwią utrzymanie efektów osiągniętych dzięki zastosowaniu trzech pierwszych zasad techniki 5S.
„Wszyscy, tak samo, zawsze”

PO

KROKI
1. Ustandaryzuj wszystkie rozwiązania i spraw, by owe standardy były widoczne i zrozumiałe.
2. Wprowadź metody działania, które ułatwią postępowanie zgodne z ustanowionymi standardami.
3. Rozprowadź wśród pracowników potrzebne informacje, aby nie było konieczne o nie prosić lub ich szukać.

NARZĘDZIA:

1. Tablice 5S z informacjami o wprowadzonych standardach.
2. Prezentacje szablonów, schematów.
3. Instrukcje i metody postępowania.

Korzyści:
Dzięki wyrobieniu nawyku utrzymywania miejsca pracy wstanie nienagannym polepsza się samopoczucie personelu.
Skraca się czas wykonywania określonych działań, a produktywność wzrasta.

Sheitzuke (Samodyscyplina)

Wyrabianie nawyku autodyscypliny.
W tym etapie staramy się wdrożyć dyscyplinę i wyrobić w pracownikach nawyk zachowywania wszystkich punktów techniki 5S, aż do momentu, gdy stanie się ona swoistym sposobem na życie, nie tylko w pracy, ale też w domu.
W zakładzie pracy konieczne jest w tym celu wprowadzenie odpowiednich procedur, co z kolei pociąga za sobą potrzebę przeprowadzania kontroli i wyrobienia nawyku samokontroli u osób, które 5S wdrażają w życie.

CEL
Osiągnięcie jakości „muzealnej” we wszystkich działach przedsiębiorstwa, od jednostek do całej organizacji.

KROKI
1. Spraw, aby rezultaty techniki 5S były widoczne.
2. Zachęcaj do wyrażania wzajemnej konstruktywnej krytyki pomiędzy działami, zakładami pracy lub nawet przedsiębiorstwami.
3. Zachęcaj do wdrażania technik 5S w całym przedsiębiorstwie, używając schematów promujących tę technikę.
4. Mobilizuj wszystkich pracowników do udziału w tworzeniu nowych rozwiązań, które umożliwią upowszechnienie i ulepszenie samodyscypliny w utrzymywaniu efektów 5S.

NARZĘDZIA:

1. Lista kontrolna 5S.
2. Wykres oceny wdrożenia zasady 5S.

Korzyści:

• Tworzy się kultura wrażliwości, szacunku i troski o środki należące do przedsiębiorstwa.
• Klient będzie bardziej zadowolony, gdyż podniesie się poziom jakości wykonywanych usług.
• Miejsce pracy stanie się miejscem, do którego naprawdę będzie przyjemnie wracać każdego dnia.

Mam nadzieję, że moje posty okażą się dla was pomocne w zapoznaniu się z tym japońskim narzędziem poprawienia jakości pracy, jakim jest technika 5S. Mam również nadzieję, że będę mógł w przyszłości dalej dzielić się z wami wiedzą, jaką na jej temat posiadam.

Z mojego osobistego doświadczenia wiem, że to ten ostatni etap S pozwala utrzymać efekty wprowadzenia pozostałych. Dlaczego? A dlatego, że potrzeba naprawdę dużej samodyscypliny, żeby wytrwać w każdym z kroków 5S.

Jeśli jesteś odpowiedzialny za wdrażanie tej techniki w organizacji, w której pracujesz, nie zapominaj, że Kaizen to proces ciągły, przez co nie możesz oczekiwać jego rezultatów już na początku wprowadzania reform. Pamiętaj, że technika 5S to zmiana, a zmiany same przez siebie wywołują opór. Dynamika, z jaką będą zachodziły procesy wprowadzanych przez Ciebie reform, podpowie Ci jak postępować, aby rozwijać tę efektywną metodologię podniesienia jakości pracy.

„Prawdziwej dyscypliny się nie narzuca. Może ona pochodzić jedynie z wnętrza nas samych”.
Dalajlama.

[via GestioPolis]