Mike Vardy jest wielkim fanem Emergent Task Plannera David Seaha. Gdy jako wielki entuzjasta produktywności opierał się tylko na papierze, używał go regularnie. W zasadzie, nadal czasami się do niego ucieka, gdy chce naprawdę poczuć zadanie, które ma do wykonania – lub jeszcze lepiej – ważne, kluczowe rzeczy, które chce zrobić. Tak więc to, co teraz nam zaprezentuje, nie jest dla każdego.
Zatem przedstawiam wam przydatną cyfrową alternatywę dla ETP w postaci jednej z moich ulubionych aplikacji, służącej do organizacji pracy: 30/30 od firmy Binary Hammer (iPhone, iPad).
Dla tych, którzy nie wiedzą co to Emergent Task Planner — służy on do zarządzania trzema głównymi zadaniami dnia. Zapisuje się je po prawej górnej stronie wraz z przewidywanym czasem ich wykonania, używając do tego 15 minutowych jednostek. Dla tych, którzy chcą wykonać więcej niż trzy zadania, jest też miejsce na sześć kolejnych. Niemniej jednak, gdy przekroczysz znak trzech zadań głównych, pojawiają się pewne ostrzeżenia (zwłaszcza jeśli zamierzasz zabrać się za siedem lub więcej).
Istnieją również inne aspekty Emergent Task Plannera, o których warto wspomnieć. Zalicza się do nich śledzenie swojego czasu, które znajdziesz po swojej lewej stronie. Nazywa się to Day Grid i jest to miejsce, w którym planujesz, nad czym i kiedy będziesz pracować zgodnie z czasem, który przypisałeś swoim trzem głównym zadaniom. Pod zadaniami znajduje się miejsce na notatki, w razie jakiś nieprzewidzianych zdarzeń w ciągu dnia.
Są to w sumie najistotniejsze rzeczy, które powinieneś wiedzieć, aby móc rozpocząć pracę z ETP . Można go ściągnąć w formacie PDF ze strony Dave’a, jak i również zamówić bloczek już wydrukowanych kart ETP na Amazonie.
Zobaczmy teraz, w jaki sposób 30/30 może wykonać to samo co ETP na twoim iPhonie lub iPadzie.
• Wprowadź trzy główne zadania, jakie planujesz wykonać danego dnia. Znajdziesz je w wybranym przez siebie menedżerze zadań (OmniFocus, Flow, Asana, itp.), podobnie do tych z ETP.
• Ja zazwyczaj przyporządkowuję ikony tak, żeby odpowiadały tematyce danego zadania (do takiego stopnia jak to możliwe). 30/30 posiada zainstalowane już ikony, jednak można dokonać zakupu dodatkowych wewnątrz aplikacji. Warto przyporządkować ikonę do zadania, gdy się go podejmujesz. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że jesteś we właściwym miejscu o właściwym czasie, wyposażony we właściwe narzędzia.
• Ustaw limit czasowy dla każdego zadania. Tak jak w przypadku 15 minutowych jednostek w ETP, możesz zrobić coś podobnego z 30/30. Jednak nie musisz używać 15 minutowego podziału – z 30/30 możesz ustalić tak dokładny limit czasowy, jaki potrzebujesz. Tak jak w przypadku ETP, podejdź realistycznie do czasu, który przeznaczasz na swoje trzy zadania główne. Jak zresztą stwierdza ETP, “realistyczne oczekiwania to stała dzienna produktywność”.
• Spójrz, w jaki sposób zadania są ułożone. Na tym etapie możesz je ustawić w sposób, który najlepiej będzie odpowiadał twoim zadaniom na dany dzień.
• Jeżeli zdecydujesz się wykonać więcej niż trzy zadania główne, w 30/30 możesz dodać dodatkowe, tak jak w ETP. Możesz zrobić to nawet z wyprzedzeniem. Zalecałbym jednak ustawić ten sam kolor na pierwsze trzy zadania, inny kolor na kolejne trzy oraz inny na trzy ostatnie .
Ja, dla trzech pierwszych zadań używam zielonego, dla kolejnych trzech żółtego i dla ostatnich trzech czerwonego. Można by sobie pomyśleć, że to kolory sygnalizacji świetlnej, jednak nie jest to do końca prawda. Jestem fanem Zielonej Latarni, więc zielonym oznaczam zadania, które muszę wykonać — takie, które będą wymagały ode mnie silnej woli. Żółty kolor ma na celu skupić moją uwagę na tych zielonych. Żółty reprezentuje strach w świecie Zielonej Latarni, a strach jest wrogiem silnej woli. Więc dopiero, gdy wykonam zadania oznaczone kolorem zielonym, przechodzę do żółtych. Co w takim razie z czerwonymi? Najprawdopodobniej wykonałem już zadania zielone, więc porównanie do sygnalizacji świetlnej znakomicie pasuje.
30/30 ma jednak jeden minus – w przeciwieństwie do ETP, nie posiada Day Grid. Ponieważ jednak i tak dzielę swój czas części, Day Grid w moim przypadku dobrze się nie sprawdza. Jeżeli nie używałeś jeszcze Day Grid (lub nie chcesz, ponieważ zamierzasz sprawdzić to co zaproponowałem), możesz zrobić dokładnie to co ja: dla najważniejszych i najbardziej kluczowych zadań, podziel swój czas na części, zrób to samo dla pozostałych (sprawdzanie emaila, mniej ważne zadania itp.). W ten sposób nie będziesz musiał pracować według tak sztywnego harmonogramu … jeżeli oczywiście możesz sobie na to pozwolić.
30/30 działa również razem z menedżerem zadań, co jest jedną z moich ulubionych funkcji. Chociaż nie zastąpi ona mocy, jaką posiada menedżer zadań, to zwiększa moją produktywność, która pozwala mi w realistyczny sposób podołać moim oczekiwaniom. I jak zostało już wspomniane wcześniej, jest to stała dzienna produktywność.
Jeżeli więc podoba ci się idea Emerging Task Planner, a wolisz elektroniczne narzędzia pracy, aplikacja 30/30 jest jego najlepszym cyfrowym odpowiednikiem.
